Главная страница

Тайм менеджмент Введение Целеполагание 1 Установление целей


НазваниеТайм менеджмент Введение Целеполагание 1 Установление целей
страница5/5
Дата02.04.2016
Размер0.9 Mb.
ТипДокументы
1   2   3   4   5
Раздел задач является удобным инструментом для хранения информации по проекту. Так нажав на кнопку «Контакты», можно занести контакты всех лиц, связанных с проектом. Если пометить задачу как «частное», то в случае работы с вашим календарем по сети совместно с коллегами, последние не смогут видеть ваши личные задачи.
Инструмент задач может быть полезен также и в случае, если вы не сами выполняете проект, а руководите его выполнением и делегируете задачи вашим коллегам.

Для того чтобы делегировать, необходимо при создании задачи выбрать пункт



В открывшемся диалоговом окне следует задать детали задачи и указать электронный адрес исполнителя.
После того, как задача будет отправлены и принята, вы не сможете более вносить изменение в статус задачи, т.к. её хозяином становится исполнитель. Вы же теперь можете отслеживать ход выполнения процесса.




Также как и собрание, задачу можно отклонить, или принять.
В MS Outlook можно указать важность каждой задачи. По умолчанию задачи имеют обычный уровень важности. Он может быть изменен на низкий или высокий:

1. Откройте задачу, степень важности которой требуется изменить.
2. В списке «Важность» щелкните соответствующую степень важности.

Задачи можно структурировать и группировать в категории, а также менять формат их представления. Это позволяет упорядочить их представление в MS Outlook и зафиксировать ваше внимание на наиболее важных из них в первую очередь (при условии, что вы различаете их по важности, как мы уже показали выше).
Кликните на панели задач мышью и выберите пункт «Изменить текущее представление...»:




В появившемся окне выберите пункт «Автоформат»:




В окне «Автоматическое форматирование» нажмите кнопку «Добавить» и в поле «Название» впишите название правила для выделения приоритетных задач:




Нажав на кнопку «Шрифт», можно также изменить шрифт в названии задачи на жирный курсив:




Нажимаем кнопку «ОК». Возвращаемся в окно «Автоформатирование».
Выбираем кнопку «Условие» и переходим на вкладку «Другие условия». Ставим флажок в графе «Важность элементов». В выпадающем меню выбираем «высокая».




Нажимаем ОК и снова попадаем в окно «Настройка представления». В этом окне выбираем пункт «Сортировка». В окне «сортировка» устанавливаем флажки «Важность по убыванию».




Теперь в случае установления статуса задачи как «важное», задача будет выделяться красным цветом и жирным курсивом.
При желании, также как и мероприятия, задачи могут быть классифицированы по различным категориям. Сделать это можно с помощью меню «Группировка» в окне «Настройки представления».
5.3 Дневник MS Outlook

5.4 Управление временем

Основные принципы планирования:

1) Начинайте свой день, либо завершайте предыдущий с планов на следующий день. Загляните в свой ежедневник в MS Outlook. Определите важность событий и задач.

2) Старайтесь выполнять сначала наиболее важные и приоритетные задачи, наиболее срочные и требующие больших затрат времени. Как говорят психологи, человек имеет склонность откладывать выполнение неприятных задач на потом. Не поддавайтесь искушению, сделайте сначала то, что менее приятно и получайте удовольствие в оставшееся время.

3) Запланируйте под приоритетные дела 80% рабочего времени, т.к. всегда найдется что-нибудь неожиданное и срочное, что отвлечет вас от планов (правило 80/20).

4) Для того чтобы было легче определиться с приоритетностью мероприятий и задач, можно разделить их на категории. Для определения категорий лучше использовать тематический принцип, когда категория формируется исходя из тематики события/дела. Например, все дела можно разбить на следующие группы:

Принцип

Группы мероприятий

Неприоритетные

Приоритетные

Характер

Личные

Деловые

Время

Недлительные

Длительные

Регулярность

Разовые

Регулярные

Срочность

Несрочные

Срочные

Лимит по времени

Нелимитируемые (негибкие)

Лимитируемые (гибкие)


Приоритетные мероприятия требуют первоочередного внимания, а неприоритетные задачи можно отложить на потом. Приоритетные задачи, как мы условились выше, можно помечать красной меткой, неприоритетные - зеленой.

5) Формулировки мероприятий, задач и записей в дневники должны быть максимально лаконичными, понятными и точными. Желательно использовать в формулировках слова в именительном падеже. Например, «конференция по 1С: подготовить презентацию». Или шопинг: купить детям плюшевого медвежонка. Можно создать список наиболее часто встречающихся групп мероприятий и использовать названия таких тематических групп в заголовках записей. К примеру:

Семья,
Работа,
Проекты,
Отдых и хобби,
Поездки.

В таком случае можно сразу сориентироваться во всем многообразии записей, а кроме того, осуществлять поиск по ключевом слову. Для проведения поиска необходимо выполнить следующие шаги:

1. Выбрать кнопку




2. В активизировавшейся строке поиска выбрать вкладку, на которой вы хотите найти запись, например, Календарь.
3. В строе поиска ввести ключевое слово и нажать «Найти».


6. Инструментарий тайм-менеджмента
Для автоматизации процессов тайм-менеджмента удобно использовать современные технические средства.

Диктофон — небольшой компактный прибор для создания, хранения и воспроизведения звуковых записей.

Основное преимущество диктофона с точки зрения тайм-менеджмента в том, что с его помощью можно быстро зафиксировать, а впоследствии — воспроизвести необходимую информацию. Одно дело — долго и нудно записывать определенную информацию на бумаге (или набирать на компьютере), и совсем другое — быстро наговорить ее на диктофон. Иногда функциональные возможности диктофона позволяют кардинальным образом пересмотреть свои планы и дела в сторону их сокращения. Например, если у вас не получается сходить на собрание, то можно просто дать диктофон коллеге, затем прослушать запись и быть в курсе дела. Не нужно расстраиваться также, если вы пропустили семинар (лекцию, курсы и т. п.). Всегда можно попросить товарища, чтобы он записал для вас необходимые сведения.

По принципу работы диктофон напоминает обычный магнитофон, однако предназначен для работы, прежде всего, с речевыми сообщениями: голосовыми заметками, переговорами, выступлениями, интервью и т. д. Использовать диктофон для проигрывания, например, музыкальных произведений нецелесообразно, поскольку качество не очень хорошее и для музыки его явно недостаточно.

В настоящее время существует два наиболее распространенных вида диктофонов: цифровые и аналоговые.

Цифровые диктофоны записывают звук в одном из трех форматов: DSS, WMA или МРЗ. Чаще всего цифровые диктофоны изготавливаются в двух вариантах: традиционном варианте и варианте stick (в последнем случае диктофон внешне напоминает обычную шариковую ручку). Относительно недавно появились совсем уж миниатюрные цифровые аппараты — например, размером с банковскую карточку или даже с таблетку. Многие диктофоны имеют не только встроенный динамик и микрофон, но и обладают способностью работать с внешними приборами (наушники, внешние микрофоны), а также могут подключаться и взаимодействовать с компьютером.

Аналоговые диктофоны также можно подразделить на два вида — в зависимости от режима записи: Standart Play и Long Play. Наилучшее качество обеспечивает первый режим. При использовании второго варианта качество записи несколько снижается, но зато на кассету помещается вдвое больше информации. Сегодня существует много моделей мобильных телефонов со встроенными диктофонами, однако по своей функциональности они нередко уступают своим "невстроенным" аналогам.

Смартфон . В общем случае смартфон — устройство, внешне выглядящее как мобильный телефон и обладающее всеми его базовыми функциями и дополнительно — функциональностью портативного компьютера. С его помощью можно, находясь в любом месте, заниматься самыми разными делами: работать в Интернете или с электронной почтой, слушать музыку или смотреть видео, читать книги или просматривать документы, планировать свою деятельность и т. д.

Основное отличие смартфонов от мобильных телефонов — наличие операционной системы.

Среди наиболее распространенных операционных систем, используемых в смартфонах, — Symbian и Windows Mobile for Smartphones. Смартфоны могут работать с распространенными программными продуктами — например, с Microsoft Word, Microsoft Office Excel, интернет-обозревателем Opera, Adobe Acrobat и др. с поддержкой файлов соответствующих форматов. Многие смартфоны обладают сенсорным экраном, что очень удобно для ввода и редактирования информации.

Одна из важнейших технических характеристик смартфона — его память. У хорошего смартфона объем памяти от 6 Мбайт, однако нередко в комплект поставки аппарата включается дополнительная карта памяти — 16 Мбайт и больше. Большинство смартфонов оснащены целым рядом дополнительных технических устройств: видеокамерой, фотокамерой, FM-приемником, модемом, МРЗ-плеером, диктофоном и т. д., что значительно расширяет их функциональность.

Карманный компьютер . По своей сути карманный компьютер — нечто среднее между электронной записной книжкой и обычным компьютером: от электронной записной книжки у него небольшой размер, от компьютера — функциональность. Карманный компьютер состоит практически из тех же частей, что и обычный: память, экран, процессор, звуковая и видеокарта, устройство ввода информации и др. Однако все эти составляющие весьма компактны (даже миниатюрны), благодаря чему карманный компьютер по своим размерам не превышает ладонь.

Характерное отличие (кроме размера) карманного компьютера от стационарного аналога — отсутствие жесткого диска. В качестве основного хранилища информации выступает встроенная память, объемы которой колеблются от 2 Мбайт до 64 Мбайт, в зависимости от модели. Внешние носители информации для карманных компьютеров — карты флэш-памяти.

Нередко карманный компьютер используется "в паре" с обычным рабочим компьютером — это позволяет взять с собой, например, в командировку, только самую необходимую информацию.

Немаловажное преимущество карманного компьютера — его практически мгновенное включение и выключение. Пользователю не нужно ждать две или три минуты загрузки операционной системы (что обычно бывает при включении стационарного компьютера или ноутбука), а при выключении также — завершения работы компьютера.

В большинстве карманных компьютеров иформация вводится не с клавиатуры (и уж тем более не с помощью мыши), а прямо на экране. Экран у карманных компьютеров сенсорный — для ввода сведений нужно водить по экрану специальной палочкой, которая называется "стилус". Кроме того, можно использовать виртуальные клавиатуры, касаясь необходимых клавиш стилусом.

Для работы с карманными компьютерами предназначены специальные операционные системы. Наиболее распространенными из них являются PalmOS и PocketPC.

Ноутбук — это мобильный компьютер, обладающий всеми функциями обычного стационарного компьютера. Ноутбук очень удобен для людей, которым приходится часто и подолгу ездить, например в командировки, путешествия и т. д. Это позволяет не тратить попусту время, необходимое на дорогу, а провести его с пользой: просмотреть важные документы, поработать в Интернете, составить и отправить электронное письмо и т. д.

Основные технические характеристики ноутбука, как и у обычного компьютера: частота процессора, объем оперативной памяти и винчестера, видеокарта и т. д. Характерная особенность ноутбука — применение в нем исключительно жидкокристаллических мониторов. При приобретении ноутбука необходимо обязательно обращать внимание на время его работы в автономном режиме при питании от аккумуляторной батареи.
Список литературы


 

1. Архангельский Г.А. Тайм-драйв: как успевать жить и работать. – М.: Манн, Иванов и Фербер, 2006. – 256с.

2. Архангельский Г.А. Формула времени. Тайм-менеджмент на Outlook 2007. - М.: Издательство: Манн, Иванов и Фербер, 2007 г. - 236 стр.

3. Васильченко Ю.Л., Таранченко З.В., Черныш М.Н. Самоучитель по тайм-менеджменту. – СПб: ПИТЕР, 2007. – 256с.

4. Вронский А. И. Как управлять своим временем — Ростов н/Д: Феникс, 2007. — 224 с.

5. Гейссельхарт Роланд, Хофманн-Буркарт Кристиане Прощай, стресс! Лучшие техники релаксации. – М.: Издательство ОМЕГА-Л, 2006. – 118с.

6. Горбачев А.Г. Тайм-менеджмент. Время руководителя: 24+2. – М.: Издательский дом "ДМК-Пресс", 2007. - 128с.

7. Джеймс Дж. Как находить два лишних часа каждый день. – М.: ООО "Издательство Астрель": ООО "Издательство АСТ", 2004. – 331с.

8. Кей Френсис Сдвиньте с мертвой точки ваш тайм-менеджмент/ Пер. с англ. М., Hippo, 2004. - 216 с.

9. Кноблаух Йорг. Управление временем. – М.: Омега-Л, 2006. – 144с.

10. Кови Стивен Семь навыков высокоэффективных людей: Мощные инструменты развития личности. – М.: Альпина Бизнес Букс, 2006. – 275с.

11. Кюстенмахер М. Упростите свою жизнь. Мастер-класс по организации рабочего дня, М.: Издательство: Диля, 2006. – 128с.

12. Моргенстерн Дж. Тайм-менеджмент. Искусство планирования и управления своим временем и жизнью. – М.: ООО "Издательство "Добрая книга", 2006. – 256с.

13. Новак Б.В. Тайм-менеджмент на компьютере. Как управлять своим временем эффективно. – СПб:Питре, 2007. – 128с.

14. Олкок Дебра. Управление временем и рабочей нагрузкой. – М.: Финпресс, 1998. – 96с.

15. Потапов С.В. Как управлять временем. – М.: Эксмо, 2006. – 160 с.

 
1   2   3   4   5