Главная страница

Тайм менеджмент Введение Целеполагание 1 Установление целей


НазваниеТайм менеджмент Введение Целеполагание 1 Установление целей
страница4/5
Дата02.04.2016
Размер0.9 Mb.
ТипДокументы
1   2   3   4   5


Это лишь примеры симптомов, имеющих отношение к стрессу. Для каждого человека они индивидуальны. Суть в том, чтобы на ранней стадии появления симптомов стресса распознать их тип и начать с ними бороться.

Необходимо отметить, что симптомы избытка и недостатка стресса могут быть очень похожими. Если все получается очень легко — существует множество помощников и ничто особо не мешает (т.е. работа, которую мы выполняем, слишком легка и нет простора для совершенствования), — тогда не исключено, что вскоре мы начнем переживать симптомы, похожие на те, что бывают при перенапряжении. В любом случае важно, чтобы сам человек их понял.

Животные в зоопарках переживают недостаток стресса, потому что для прокорма им не нужно охотиться или работать — все эти заботы лежат на служащих зоопарка. По этой причине звери иногда становятся сонными или агрессивными, поскольку все дается им легко, и ничто не мешает.

Как определить вероятные стрессоры


Распознав симптомы стресса, вам понадобится определить факторы, которые делают его выше или ниже вашего оптимального уровня.

К примеру, вы — очень пунктуальный человек и вам претит опаздывать на собрания или видеть, как опаздывают другие. Другим же может не быть никакого дела до пунктуальности, и они от этого не страдают. В этом случае одним из ключевых для вас положений должно стать следующее: вы не должны думать, что вещи, действительно важные для вас (те, что могут довести вас до стресса), столь же важны для других людей. На них может отрицательно действовать что-то другое. Вам нужно определиться со своим "стрессовым" списком.

Сделав это, вам будет легче оценивать периоды своей жизни, когда вы можете подвергнуться стрессу, и, соответственно, по возможности предотвращать такие моменты.
Если вы чувствуете, что перенапрягаетесь, то это может стать порочным кругом. Вы чувствуете стресс, и ваша работоспособность падает, что выражается в большем количестве ошибок с вашей стороны, в том, что на выполнение каких-то дел требуется больше времени, — и все это накладывается на стресс.

Задайте себе следующие вопросы:

  • Доволен ли я в целом своей работой?

  • Имею ли я в своем распоряжении инструменты (материалы/оборудование), чтобы достойно выполнять свою работу?

  • Хорошие ли у меня рабочие отношения со своим менеджером, группой и коллегами, и чувствую ли я поддержку с их стороны?

  • Соответствует ли то, что меня окружает на работе, тому, что я должен делать?

  • Не трачу ли я слишком много времени на работу, на работу дома или на мысли о ней?

  • Достаточно ли у меня времени на отдых?

  • Достаточно ли времени я трачу на самого себя?

  • Все ли у меня нормально в финансовом плане?

  • Есть ли у меня друзья и семья, которые меня поддерживают?

  • Много ли времени я трачу на поездки?

  • Нравится ли мне мой дом и все, что в нем есть?

  • Достаточно ли у меня работы? Слишком мало? Слишком много?

Прочтите приведенные ниже утверждения и отметьте те, которые соответствуют вашим ощущениям
в состоянии стресса


1. Я легко раздражаюсь

 

2. Я с трудом могу сосредоточиться

 

3. Просыпаясь утром, я чувствую себя разбитым

 

4. Мне трудно принимать даже простейшие решения

 

5. Качество моего сна ухудшилось. Мне трудно заснуть и/или я просыпаюсь среди ночи и чувствую беспокойство

 

6. Я часто раздражаюсь

 

7. Я чувствую мощные негативные эмоции

 

8. Мое общее состояние ухудшилось

 

9. Кажется, что в жизни ни на что нет никаких надежд. Все кажется бессмысленным, и я "на нуле"

 

10. Изменился мой пищевой рацион. Я потерял аппетит или же ем больше, чтобы успокоиться

 

11. Я с трудом воспринимаю новую информацию

 

12. Я страдаю от частых головных болей

 

13. Я с трудом что-то вспоминаю, когда от меня этого требуют

 

14. Я стал употреблять алкоголь больше обычного

 

15. Я переживаю частые смены настроения

 

16. Я пропустил пару важных встреч или опоздал на них

 

17. Я чувствую сильное напряжение и не могу расслабиться

 

18. Я не могу выйти на свой уровень творчества

 

19. У меня периодически болит спина

 

20. Я чувствую, что я неадекватен и не способен справиться с делами

 

21. Я брал отгулы

 

22. Я страдаю несварением желудка

 

23. Мне кажется, что я не могу сосредоточиться на конкретной проблеме. Мои мысли "бродят"

 

24. От всякой мелочи я впадаю в панику

 

25. Я стал курить больше обычного

 

26. Мне часто хочется "по-маленькому"

 

27. Обсуждая что-то с другими людьми, я часто повторяюсь

 

28. Я стал водить машину более нервно, и уровень моей самооценки снизился

 

29. Мне кажется, что я все время о чем-то беспокоюсь

 

30. Я становлюсь очень вялым и не чувствую интереса к работе и/или к жизни

 


Подсчитав количество отмеченных пунктов этого списка, вы поймете, когда находитесь в состоянии стресса, и сможете предпринять действия, направленные на борьбу с ним.

Ощущение стресса и его причины


Существуют пять основных признаков стресса:

  • Наше восприятие предъявленного нам требования.

  • Факт дисбаланса между поддерживающими и сдерживающими факторами.

  • Какая-то часть составной картинки нашей жизни отсутствует, либо эта часть не соответствует своему обычному месту.

  • Нас просят сделать что-то, что противоречит нашему чувству "себя" (т.е. нечто, связанное с этическими или ценностными представлениями).

  • Когда мы переживаем период каких-то кардинальных изменений (если позитивных, — то "пожалуйста", негативных - "лучше не надо").

Способность восприятия. Мир существует только в нашем восприятии. Например, мы принимаем как факт то, что трава зеленая, потому что мы ее такой видим. Но у многих животных глаза устроены монохромно, и они видят траву как какую-то коричнево-серую массу, — для них она не зеленая. Точно так же: нам кто-то не нравится, однако есть люди, которые запросто с ними общаются. Есть какая-то работа, которую мы делаем хорошо, а есть такая, которую делать невозможно; в школе были предметы, по которым мы вполне успевали, но были и такие, которые мы терпеть не могли, а другим они нравились.

Важно понять, что мир таков, каким мы его видим, потому что это помогает осознать, что чувство перенапряженности порой не является фактом, а всего лишь нашим восприятием окружающего мира, основанным на ощущениях, испытываемых нами в той или иной ситуации.

Понимание того, что мы смотрим на мир "сквозь себя", помогает понять, что, достаточно изменить свое представление о ситуации, в которой мы оказались, как уровень возможного стресса снизится сам собой.

Один из общепризнанных аспектов человеческого поведения называется овфулайзингом (от английского слова "awfulize" — ужасать, потрясать (негативно), сильно преувеличивать). Овфулайзинг — ожидание наихудшего от ситуации, которой, возможно, еще и не нет. Худшее происходит редко. Предчувствуя какие-то проблемы, мы должны учиться быть реалистами. Задайте себе вопрос: "Что может быть самое худшее?", и исходите из этого. Это напрямую связано со здравым смыслом.

Например, вы катастрофически опоздали на работу — но вас же не уволят за то, что вы проспали! Не делайте из этого вселенской проблемы. Реально смотрите на ситуацию. На работе мало что связано с вопросами жизни и смерти.

Жизнь каждого человека немного похожа на составную картинку. Каждая ее часть имеет определенное значение, и к каждой — особое отношение. Нужно соблюдать пропорцию и размер каждой части. Тогда, если какая-то часть "не подойдет", то все другие помогут найти нужный вариант.

Программа "День"


Как подготовиться к следующему дню? Как встретить новый день утром, чтобы настроить себя наилучшим образом на все предстоящие дела? Как распределять занятия и подбадривать себя в течение дня?

Как анализировать свои мысли и поступки, извлекая из них ценный опыт и выводы? Как закончить день на благо следующему за ним и во имя достижения жизненных целей? Ответы на эти вопросы определяют нашу жизнь: ее течение — день за днем, а ее глубинное значение — вчера, сегодня и завтра.

Ваша дневная программа представляет собой не что иное, как набор задач или, максимум, процедур по обеспечению того или иного процесса, входящего в то или иное направление жизни. Иначе говоря, программа День состоит из элементов реализации планов. Данный аспект организации времени наиболее полно описан в книге Ю. Васильченко "Механизмы времени".

Реализация планов — это действия по достижению поставленных целей и выполнению ролевых функций в соответствии с планом. Основным временным элементом человеческой жизни является день. Достижение любой цели возможно только тогда, когда каждый день совершаются определенные действия по ее реализации. Поэтому основное внимание должно быть уделено составлению программы одного дня.

Сутки существуют сами по себе, и их деление на часы условно. Время каждого человека распределено в сутках неравномерно. Одни люди ежедневно работают по пять часов, и получают при этом ощутимые результаты. Другие даже за восемнадцать часов не успевают сделать ничего, что приблизило бы их к намеченной цели. Поэтому в план на день необходимо включать все существенное, что в совокупности даст определенный результат. В программе дня должны также содержаться элементы, связывающие настоящий день со следующим.

Важным условием эффективности программы День является сочетание в ней текущих дел и элементов, способствующих достижению долгосрочных целей. Следует также учитывать стандартные затрат времени (сон, еда, перемещения и т. д.). Планированию должны подлежать абсолютно все действия и виды деятельности. Каждый час, каждая минута в течение дня могут быть заняты определенной работой.

Наличие пробелов и белых пятен в программе День — верный признак того, что это время, скорее всего, будет безвозвратно потеряно.

Распределять работу в течение дня помогает принцип Эйзенхауэра. Он говорят о том, что первоочередное внимание нужно уделять выполнению важных, но несрочных дел, оставляя определенное время для дел важных и срочных; менее важные дела необходимо делегировать другим.

При составлении ежедневных планов нужно также учитывать свой естественный дневной ритм работы. Работоспособность каждого человека подвержена определенным колебаниям, происходящим в рамках этого ритма. Одни люди могут особенно хорошо работать по утрам, но быстро устают во второй половине дня и нуждаются в соответственно более раннем окончании работы. Это, жаворонки. В противоположность им совы по-настоящему входят в форму только ближе к полудню, им лучше всего работается по вечерам, до глубокой ночи.

Наряду с данными графика дневной продуктивности при составлении распорядка дня и планировании решения предстоящих задач полезно учитывать также свое биоритмическое состояние.

Учение о биоритме исходит из того, что физические, психические и интеллектуальные способности каждого человека подвержены циклическим колебаниям, поддающимся предварительному расчету. Биоритм выявляет подъемы и спады жизненных сил в течение продолжительного периода. Так, среднестатистические данные свидетельствуют о том, что цикл физического биоритма составляет 23 дня, психического — 28 дней, а интеллектуального — 33 дня. Физический ритм оказывает влияние на физическую силу и силу воли, психический обусловливает динамику чувств, настроений, творческих сил, а интеллектуальный влияет на умственные способности.

Используя биоритмы при планировании деятельности, можно предвидеть, какую работу человек способен в данный момент выполнить наиболее эффективно, и тем самым повысить качество использования собственного времени. Но сам по себе биоритм не может служить отправной точкой при составлении распорядка дня, поскольку он оказывает лишь незначительное влияние на дневной ритм работы.

Программа День существенным образом отличается от других видов планов. Она уже не включает в себя цели и задачи, а состоит из действий и практических шагов по их реализации. Это могут быть телефонные переговоры, личные встречи, работа с документами, совещания, размышления, принятие решений и передвижения. Конкретные действия могут быть с высокой точностью спрогнозированы по затратам времени. Если, например, вы запланировали на день десять телефонных звонков и, зная из опыта, примете столько же входных звонков, можно с высокой точностью определить необходимое для этого время. То же самое касается встреч. Совещания, как правило, бывают традиционными и срочными. Традиционные совещания также можно увязать с определенным временем. Аналогичным образом можно поступать и в отношении других действий в течение дня.

Грамотно составленная программа дня является предпосылкой для эффективной работы. Но максимальный успех может быть достигнут только при ее рациональной организации.

Прежде чем приступать к составлению программы дня, полезно определить свой рабочий стиль. Это поможет вам выявить слабые места в организации всего дела и даст возможность повысить эффективность дневного планирования.

Поскольку "труднее всего начать", "главное сделать первый шаг", надо "встать с той ноги" — уделим особое внимание утру — как основному заряду следующих 16 часов жизни. "Лиха беда — начало!"

Утренний старт также важен для эффективности дня, как и предварительное осмысленное планирование. Позволим себе дать вам несколько советов на этот счет. Некоторые из них позаимствованы из статьи Ольги Стрелковой "Утренний старт", расположенной на сайте www.improvement.ru.

Помните и учитывайте длительность утренней раскачки (пользуйтесь разработанными стандартами). Тщательно руководите утренними процессами (процедурами, задачами).

Грамотно организовывайте утренний настрой.

Найдите для себя оптимальное время пробуждения, не залеживайтесь в постели. Вставайте "с будильником".

Найдите для себя оптимальный будильник. Если вы ненавидите звук своего будильника, обеспечьте свое пробуждение одной из самых любимых мелодий — такой, какую вы не сможете ненавидеть, как бы рано она ни звучала.

Найдите тот вид деятельности, который эффективно пробуждает. Например, вы любите слушать утренние новости, или просматривать электронную почту, или просто вам приятно выпить стакан сока или воды.

Вдохновите себя визуализацией желаний. Представьте в момент звучания будильника все самое лучшее, что может произойти сегодня с вами!

Обязательно составьте заранее дневной план. Утро должно начинаться вчерашним вечером. Правда, если вам доставляет большое удовольствие планирование, то можно оставить процедуру записи дневной программы на утро, обязательно продумав ее предварительно. Это хорошо годится для тех, у кого утренняя мыслительная активность гораздо сильнее вечерней. Однако заметим, что эффективнее считается планировать день заранее. Утром можно просто пересмотреть план, подкорректировать его при необходимости или желании.


И начало, и завершение дня — это особые ритуалы, которые определяют и то, как проходит ваш день, и то, как ваше подсознание обработает дневную информацию ночью.

Чтобы этот настрой был наиболее позитивным, попробуйте использовать следующие техники.

УТРО


В начале каждого дня находите время, чтобы настроиться на себя. Спросите себя:

  • Как я себя сегодня чувствую? (Применяйте свою сенсорную восприимчивость к тому, чтобы изо дня в день отслеживать свое состояние и замечать легкие изменения в физиологическом и психологическом состоянии, происходящие в течение дня).

  • Что важно для меня сегодня?

  • Что я могу сегодня сделать для себя?

  • Что мне нужно сегодня сделать для себя?

  • Каковы свидетельства того, что я сегодня его достиг(ла)? (Ответ на этот вопрос покажет, что ваши цели сегодня отвечают одному из критериев хорошей формы: он сообщит вам, что вы должны видеть, слышать и чувствовать, чтобы знать, что вы чего-то достигли. Когда мы таким образом строим сенсорный портрет достижения, мы гарантируем для себя, что узнаем о своем достижении, когда оно произойдет. А это служит основой самоуважения.)

В течение дня помните свои ответы на приведенные выше вопросы и делайте что-то в соответствии с ними. Если вы встречаете в этом трудности, поинтересуйтесь всерьез: что вам мешает?

Когда у вас получится что-либо сколь угодно мелкое, уделите минуту на то, чтобы оценить свое свершение.

ДЕНЬ

  • В начале каждого дня уделяйте время тому, чтобы составить план подтверждения своего самоуважения на день. Мысленно просмотрите предстоящие события. Какие убеждения, позиции, физиологические состояния, действия, одежда помогут вам остаться верным себе и укрепить свое чувство собственного достоинства? Ожидаете ли вы каких-либо ловушек? Как вы справитесь с ними, сохранив свое самоуважение? Какого рода внутренний диалог поможет вам? Каких внутренних наставников, знакомых вам людей вы хотели бы взять с собой в этот день?

  • В конце каждого дня задавайте себе вопросы:

  • Что мне больше всего понравилось в себе сегодня?
    Сколько состояний я сменил(а) сегодня? Какие из них были наиболее ресурсными, усиливающими ощущение моего собственного Я? Как они возникли? Как в будущем я мог(ла) бы инициировать эти состояния?

  • Какие состояния были менее ресурсными для меня? Что их спровоцировало? Как мне не попасть в них снова?

  • Назовите ваш излюбленный недостаток. Оглянувшись на прошедший день или неделю, выберите какой-нибудь недостаток или ограничение — что-то, что внезапно проявилось и принесло ущерб вашему самоуважению. Спросите себя, что подумал бы об этом недостатке по-настоящему хороший друг? Если исходить из того, что все ваши действия имеют смысл, — что этот недостаток пытался сделать для вас, будь то сегодня или когда вы впервые начали вести себя или думать таким образом? Даже если сейчас вы хотите изменить это свое поведение, поблагодарите свой недостаток за его хорошие намерения. Как вы можете следовать тем же намерениям способом, который вам позволит больше себе нравиться?

  • В конце недели или дня выберите пять наиболее самоуважительных моментов. Мысленно воспроизведите их. Каким образом вы сможете взять их с собой в завтрашний день или в следующую неделю?

ВЕЧЕР


Вспомните сегодняшний день.

  • Насладитесь чем-то, что сегодня было хорошо. Отдать должное моментам успеха — это один из способов улучшить свое самочувствие. А также отметить паттерны чувств, мыслей и поведения, которые сопутствовали этим моментам. Таким образом вы сможете извлечь из них позитивный урок и использовать его впоследствии.

  • Вновь вспомните все. Когда вы повторяете что-то, это крепче укореняется в голове.

  • Похвалите себя. Похвала — это одновременно пища и вознаграждение. Даже если рядом никого нет, даже если никто, кроме вас, не знает о вашем успехе, вы, тем не менее, можете позаботиться о себе и вознаградить себя. Всякий раз, как вы это делаете, вы повышаете свою самооценку.

  • Подбадривайте, поддерживайте себя. Поддержка дает вам ресурсы для совладания с возможными будущими проблемами и трудностями. Подумайте, что бы вы сказали кому-нибудь другому, и затем скажите это себе.

  • Если что-то обернулось не так, как вы хотели или надеялись, утешьте себя. Рану нужно залечить, прежде чем снова подвергнуть нагрузке то же место. К эмоциональным ранам это относится в той же мере, что и к физическим. Когда вы даете себе время, чтобы утешить и успокоить себя, вы как бы следуете за собой прежде, чем затем вновь попытаетесь себя вести.

  • Вспомните что-то из прошлого, что получилось хорошо, например, какой-то рабочий проект. Это делается не для того, чтобы уйти от неприятностей, имеющих место "здесь и сейчас". Это важный способ предотвратить негативные генерализации ("У меня никогда не получится, как надо...", "Я безнадежен(на)..."). Негативные генерализации по поводу себя могут изрядно сбить вас с пути.

  • Напомните себе о каком-либо счастливом моменте или хорошем чувстве. Это еще один способ ослабления негативных генерализаций. Это помогает также изменить состояние: представляя себе достаточно живо нечто, вызвавшее приятные чувства, вы неизбежно меняете свое состояние и свою нейрофизиологию.

Краткие итоги:

1. "Стресс" — общий термин, обозначающий оказываемое на нас давление, как изнутри, так и извне.

2. На разных людях стресс проявляется по-разному. Обычно он заявляет о себе тремя разновидностями симптомов: физическими, эмоциональными и поведенческими.

3. Распознав симптомы стресса, вам понадобится определить факторы, которые делают его выше или ниже вашего оптимального уровня – т.н. стрессоры

4. Существуют пять основных признаков стресса:

Наше восприятие предъявленного нам требования.
Факт дисбаланса между поддерживающими и сдерживающими факторами.
Какая-то часть составной картинки нашей жизни отсутствует, либо эта часть не соответствует своему обычному месту.
Нас просят сделать что-то, что противоречит нашему чувству "себя" (т.е. нечто, связанное с этическими или ценностными представлениями).
Когда мы переживаем период каких-то кардинальных изменений (если позитивных, — то "пожалуйста", негативных - "лучше не надо").

5. Избежать стресса можно следующими способами:

Задайте себе вопрос: "Что самое худшее, что может произойти?"
Смотрите на вещи в перспективе.
Выдерживайте баланс "дом — работа".
Не будьте педантом.
Осознайте, что чувство вины — "бесполезная" эмоция.
Забудьте о том, что было в прошлом.
Сосредоточьтесь на сегодняшнем дне.
Определите пять положительных вещей, которые происходят или происходили с вами каждый день.
Работа — на работе, дом — дома.
Ведите здоровый образ жизни — занимайтесь физическими упражнениями, правильно питайтесь и оставляйте на неделе время, чтобы заняться собой.

6. Используйте Программу "День" для того, чтобы каждый день был счастливым.



5. Планирование в MS Outlook
MS Outlook является незаменимым помощником при планировании вашего времени. Он позволяет:

отличать события, запланированные на весь день или на конкретное время;
автоматически планировать встречи и события, которые происходят регулярно;
напоминать о наступающем событии звуковым сигналом или сообщением;
создавать список задач;
создавать встречи для целого круга людей и получать подтверждение об их готовности присутствовать на встрече.

Для начала давайте разберемся с терминами, которые использует Outlook для управления временем.

Встреча – встреча с кем-либо, на которую не требуется кого-то приглашать через MS Outlook. Например, встреча с друзьями. Встречи бывают привязанные к каким-либо временным рамкам (назовем их «негибкими»), например, встреча с провайдером в понедельник с 14 до 15-00, и неопределенными по времени (соответственно «гибкими»), например, шопинг в субботу с 10-00. Негибкие встречи условимся помечать в календаре красным цветом («обрати внимание»), гибкие – зеленым («свобода»).
Встречи могут быть регулярными, которые повторяются с завидной регулярностью, например, утренний чай после прихода на работу. Назовем их периодическими.
В MS Outlook можно запланировать такую встречу один раз, и периодическим программа будет сообщать Вам об этом.
Событие – деятельность продолжительностью более 24 часов, например, отпуск или выставка. Во время события может быть запланирована встреча.
Собрание – встреча, на которую требуется пригласить других участников. Для этого следует разослать приглашение с помощью MS Outlook. И ответы участников автоматически появятся в вашем календаре.

MS Outlook является незаменимым помощником при планировании вашего времени. Он позволяет:

отличать события, запланированные на весь день или на конкретное время;
автоматически планировать встречи и события, которые происходят регулярно;
напоминать о наступающем событии звуковым сигналом или сообщением;
создавать список задач;
создавать встречи для целого круга людей и получать подтверждение об их готовности присутствовать на встрече.

Для начала давайте разберемся с терминами, которые использует Outlook для управления временем.

Встреча – встреча с кем-либо, на которую не требуется кого-то приглашать через MS Outlook. Например, встреча с друзьями. Встречи бывают привязанные к каким-либо временным рамкам (назовем их «негибкими»), например, встреча с провайдером в понедельник с 14 до 15-00, и неопределенными по времени (соответственно «гибкими»), например, шопинг в субботу с 10-00. Негибкие встречи условимся помечать в календаре красным цветом («обрати внимание»), гибкие – зеленым («свобода»).
Встречи могут быть регулярными, которые повторяются с завидной регулярностью, например, утренний чай после прихода на работу. Назовем их периодическими.
В MS Outlook можно запланировать такую встречу один раз, и периодическим программа будет сообщать Вам об этом.
Событие – деятельность продолжительностью более 24 часов, например, отпуск или выставка. Во время события может быть запланирована встреча.
Собрание – встреча, на которую требуется пригласить других участников. Для этого следует разослать приглашение с помощью MS Outlook. И ответы участников автоматически появятся в вашем календаре.

5.1 Работа с календарем


Управление календарем



Печать календаря




Управление календарем


Вид календаря. Для того чтобы настроить наиболее удобный вид календаря, необходимо выбрать один из предложенных вариантов на панели программы:




В первом варианте, вы будете видеть только распорядок в рамках одного дня, что затрудняет перспективное планирование. Более удобным форматом является календарь в виде недели (если Outlook используется только для планирования деловых мероприятий, то рабочей недели).
Можно настроить календарь Outlook для отображения встреч с использованием 15-минутных интервалов.
Для изменения интервалов времени, кликните правой кнопкой мыши область сетки календаря, в которой отображено время, и выберите нужный вариант, например интервал 15 минут. При этом деления между часами настраиваются в соответствии с выбранным интервалом. Обратите внимание, что формат отображения часов не изменяется - они по-прежнему отображаются как 15:00, 1:00 и т. д.




Создание встречи. Для того чтобы запланировать встречу, необходимо нажать на кнопку «Создать» в вернем левом углу экрана.




Далее появится рабочее окно, в котором следует задать параметры встречи: наименование, время, необходимость оповещения о встрече заранее.




Здесь же можно задать тип мероприятия, выбрав в меню «Метка» необходимую категорию. По умолчанию в данном меню предлагаются предустановленные категории: личное, служебное, важное и т.д. В нашем случае можно создать метки согласно нашей классификации типов мероприятий: негибкие, гибкие. Для этого надо зайти в меню Правка, выбрать пункт «Метка» / «Изменить метки»:




В появившемся окне напротив каждого цвета можно указать описанные выше категории мероприятий. Тогда вы с легкостью сможете отличить одно дело от другого, даже не тратя время прочтение названия.

Если встреча, которую вы задаете, является повторяющей, то нужно нажать кнопку



А далее выбрать желаю регулярность повторения: ежедневно, еженедельного, ежемесячно и т.д.
Создание события. Для создания события необходимо выделить сразу несколько дней, в течение которых будет длиться мероприятие. Для этого требуется выделить серую полосу над раскладкой календаря под указанием дат и нажать правую кнопку мыши. В контекстном меню выбрать пункт «Создать событие на целый день»:




Можно также превратить любую встречу в событие, просто изменив время встречи, путем выбора пункта «Целый день».

Создание собрания. Для создания собрания в меню



необходимо выбрать пункт «Приглашение на собрание». В появившемся окне указать электронные адреса участников, зарезервировать время, указать место проведения собрания и нажать кнопку «Отправить».
Если «случилось страшное», и вы не сможете присутствовать на собрании, откройте мероприятие, дважды кликнув по нему мышкой, и нажмите кнопку «Отклонить», либо «Предложить новое время». Сообщение о вашем решении автоматически уйдет к каждому из участников.




Внесение изменений. Для внесения изменений в созданные мероприятия нужно дважды кликнуть мышкой по выбранному мероприятию и изменить соответствующие поля. Если же надо изменить только время мероприятия, то можно просто перетащить мышкой созданное мероприятие на другое поле календаря. Автоматически произойдет перепрограммирование времени мероприятия.
Для того чтобы многочисленные события не досаждали напоминанием о них, можно просто не ставить флажок в графе «Оповещение», либо отключить автоматическое оповещение у всех событий. В меню «Сервис» выберите пункт «Параметры» и на вкладке «Настройки» уберите флажок «Напоминание».




Печать календаря


Для того чтобы эффективно управлять своим временем, необходимо постоянно иметь перед глазами свой календарь на неделю. В случае, если нет возможности синхронизировать Outlook с календарем в мобильном телефоне, то можно распечатать календарь на бумаге. Календарь можно распечатать в нескольких форматах. Удобнее всего сделать распечатку недельного календаря. Для этого просто зайдите в меню «Файл»/Раздел «Печать». Выберите стиль печати «Еженедельник» и нажмите ОК. Если вы хотите посмотреть на то, что получится после распечатки, можно выбрать кнопку «Просмотр».
Для удобства можно распечатывать календарь еженедельно и вкладывать в папку, создавая своеобразный ежедневник. Для этого можно создать собственный стиль печати.


1. Выбираем на вкладке «Печать» раздел «Параметры страницы…»
2. Выбираем макет «2 страницы/неделя»
3. Устанавливаем флажки в разделах «Включить задачи» и «Место для заметок в линейку»
4. Переходим на вкладку «Бумага». Выбираем настройки бумаги.
5. Переходим на вкладку «Колонтитулы» и устанавливаем желаемые заголовки.
6. Далее выбираем ОК.




Управление календарем



Печать календаря




Управление календарем


Вид календаря. Для того чтобы настроить наиболее удобный вид календаря, необходимо выбрать один из предложенных вариантов на панели программы:




В первом варианте, вы будете видеть только распорядок в рамках одного дня, что затрудняет перспективное планирование. Более удобным форматом является календарь в виде недели (если Outlook используется только для планирования деловых мероприятий, то рабочей недели).
Можно настроить календарь Outlook для отображения встреч с использованием 15-минутных интервалов.
Для изменения интервалов времени, кликните правой кнопкой мыши область сетки календаря, в которой отображено время, и выберите нужный вариант, например интервал 15 минут. При этом деления между часами настраиваются в соответствии с выбранным интервалом. Обратите внимание, что формат отображения часов не изменяется - они по-прежнему отображаются как 15:00, 1:00 и т. д.




Создание встречи. Для того чтобы запланировать встречу, необходимо нажать на кнопку «Создать» в вернем левом углу экрана.




Далее появится рабочее окно, в котором следует задать параметры встречи: наименование, время, необходимость оповещения о встрече заранее.




Здесь же можно задать тип мероприятия, выбрав в меню «Метка» необходимую категорию. По умолчанию в данном меню предлагаются предустановленные категории: личное, служебное, важное и т.д. В нашем случае можно создать метки согласно нашей классификации типов мероприятий: негибкие, гибкие. Для этого надо зайти в меню Правка, выбрать пункт «Метка» / «Изменить метки»:




В появившемся окне напротив каждого цвета можно указать описанные выше категории мероприятий. Тогда вы с легкостью сможете отличить одно дело от другого, даже не тратя время прочтение названия.

Если встреча, которую вы задаете, является повторяющей, то нужно нажать кнопку



А далее выбрать желаю регулярность повторения: ежедневно, еженедельного, ежемесячно и т.д.
Создание события. Для создания события необходимо выделить сразу несколько дней, в течение которых будет длиться мероприятие. Для этого требуется выделить серую полосу над раскладкой календаря под указанием дат и нажать правую кнопку мыши. В контекстном меню выбрать пункт «Создать событие на целый день»:




Можно также превратить любую встречу в событие, просто изменив время встречи, путем выбора пункта «Целый день».

Создание собрания. Для создания собрания в меню



необходимо выбрать пункт «Приглашение на собрание». В появившемся окне указать электронные адреса участников, зарезервировать время, указать место проведения собрания и нажать кнопку «Отправить».
Если «случилось страшное», и вы не сможете присутствовать на собрании, откройте мероприятие, дважды кликнув по нему мышкой, и нажмите кнопку «Отклонить», либо «Предложить новое время». Сообщение о вашем решении автоматически уйдет к каждому из участников.




Внесение изменений. Для внесения изменений в созданные мероприятия нужно дважды кликнуть мышкой по выбранному мероприятию и изменить соответствующие поля. Если же надо изменить только время мероприятия, то можно просто перетащить мышкой созданное мероприятие на другое поле календаря. Автоматически произойдет перепрограммирование времени мероприятия.
Для того чтобы многочисленные события не досаждали напоминанием о них, можно просто не ставить флажок в графе «Оповещение», либо отключить автоматическое оповещение у всех событий. В меню «Сервис» выберите пункт «Параметры» и на вкладке «Настройки» уберите флажок «Напоминание».




Печать календаря


Для того чтобы эффективно управлять своим временем, необходимо постоянно иметь перед глазами свой календарь на неделю. В случае, если нет возможности синхронизировать Outlook с календарем в мобильном телефоне, то можно распечатать календарь на бумаге. Календарь можно распечатать в нескольких форматах. Удобнее всего сделать распечатку недельного календаря. Для этого просто зайдите в меню «Файл»/Раздел «Печать». Выберите стиль печати «Еженедельник» и нажмите ОК. Если вы хотите посмотреть на то, что получится после распечатки, можно выбрать кнопку «Просмотр».
Для удобства можно распечатывать календарь еженедельно и вкладывать в папку, создавая своеобразный ежедневник. Для этого можно создать собственный стиль печати.


1. Выбираем на вкладке «Печать» раздел «Параметры страницы…»
2. Выбираем макет «2 страницы/неделя»
3. Устанавливаем флажки в разделах «Включить задачи» и «Место для заметок в линейку»
4. Переходим на вкладку «Бумага». Выбираем настройки бумаги.
5. Переходим на вкладку «Колонтитулы» и устанавливаем желаемые заголовки.
6. Далее выбираем ОК.




5.2 Управление задачами
Задача – некое дело, о котором не хочется забыть. Например, поручение, которое вам необходимо выполнить.
Для управления задачами необходимо перейти на вкладку «Задачи».



Откроется соответствующий раздел MS Outlook, в котором виден перечень задач, статус их выполнения. В меню справа можно выбрать устраивающий вас вид списка задач (простой, подробный, упорядоченный по дате, действительный на текущую дату). Также список задач может отображаться в разделе «Календарь». Для этого на вкладке «Календарь» требуется зайти в меню «Вид» и активировать пункт «Список задач».


Для того чтобы создать задачу с минимум деталей, просто введите название задачи и дату в верхнюю строку раздела «Задачи» и нажмите «Ввод».
Если же вам нужна более подробная информация, то щелкните мышкой кнопку «Создать». В появившемся окне задайте необходимые параметры задачи. Также как и в календаре, если вы создаете повторяющуюся задачу, выберите кнопку «Повторение».




После сохранения задача появится в общем списке в разделе «Задачи». После завершения задачи можно пометить её как полненную, ля этого щелкните правой кнопкой мыши на требуемой задаче и выберите «Пометить как завершенную». За ненадобностью задачу можно удалить из списка, также выбрав в меню правой кнопки мыши «Удалить», либо просто выделив задачу нажать кнопку «Delete».
1   2   3   4   5