Главная страница

Тайм менеджмент Введение Целеполагание 1 Установление целей


НазваниеТайм менеджмент Введение Целеполагание 1 Установление целей
страница3/5
Дата02.04.2016
Размер0.9 Mb.
ТипДокументы
1   2   3   4   5

Разделите то, что не подходит друг к другу. Если ваши письменный стол и полки завалены бумажками, дисками, книгами и коробочками, то вашим первым шагом будет рассортировать их. Разместите предметы по "классам": CD и CD-ROM — в стол, книги — вертикально на полку, журналы — в стопку, коробки с дискетами и другие громоздкие вещи — лучше всего в какой-нибудь ящик, который будет храниться вне офиса. Ощущение хаоса резко уменьшится, вам откроется путь к настоящему порядку.

Используйте метод перемены места. Начать уборку письменного стола зачастую потому так трудно, что в поле вашего зрения попадают и другие захламленные места ("А ведь полка выглядит еще хуже, чем стол"). Идея "как проще" в этом случае такова: перейдите на другое место! Возьмите большую коробку и сложите туда все, что находится на письменном столе, оставьте только настольную лампу, телефон и компьютер. Уйдите в другую комнату и поставьте ящик, например, у застеленной кровати или, если вы в офисе, у стола в конференц-зале. И уже там, так сказать, в нейтральной обстановке, сортируйте вещи. Вы заметите, что там это будет удаваться легче, так как вы сможете лучше от всего абстрагироваться.

Вот то, что вам понадобится для наведения порядка: 1 кг невозмутимости, 5 стаканов выдержки, 3 полных столовых ложки честности, 500 г усердия, одна щепотка юмора, CD-плеер с вашей любимой музыкой, пачка больших конвертов, пустые папки-скоросшиватели с достаточным количеством "кармашков", подставки различного типа (для папок, журналов, карандашей и прочее), несмываемый маркер, точилка для карандашей, пылесос, ведро с водой, щетка и губка, полотенце, огромное ведро для мусора, еще более внушительный контейнер для ненужных бумаг, а также 5 больших коробок с надписями: "Грязная посуда", "Переработанные бумажные отходы", "Обратно в нужную комнату", "Обратно отправителю" и "Пустые папки, коробки, скоросшиватели".

Одним из психологических препятствий для наведения порядка является "копание" в собственном прошлом: вы отыскиваете неулаженные дела и позабытые обязательства. Уясните для себя, что вы и окружающий вас мир прошли за это время определенное развитие и прошлое уже не так важно, как вам кажется. Мы советуем следовать одному основному правилу: избавляйтесь от того, что было актуальным больше чем полгода назад, исключение составляют только важные, касающиеся делопроизводства бумаги (квитанции, счета, расписки). Но поверьте — в целом, дела полугодичной давности, которые "нужно уладить", не стоят крупицы вашего внимания.

Храните только самое нужное. При уборке читайте в журналах, самое большее, содержание — чтение как таковое запрещается! Храните журналы не целиком, а только самые нужные вырезки, собирая их в подвесной картотеке или в "кармашках" папок.

Отвлекают внимание также многочисленные визитные карточки. Большинство можно выкинуть, оставьте только самые необходимые. Их лучше всего наклеить на специальные карточки фирмы Rolodex и рассортировать по адресам в перекидной картотеке. Можно также купить небольшой ящичек для карточек с алфавитной разметкой. Производите сортировку таким образом, чтобы в случае необходимости вы легко нашли не только адрес вашего делового партнера, но и сведения о нем, его сайт в Интернете, электронный адрес и номер телефона.

То, что при уборке попало в ящики с надписью "Обратно в нужную комнату" и "Уладить немедленно!", вы можете, не особенно напрягаясь, разобрать в ближайшие три дня. Избавьтесь от идеи-фикс, что давно откладывавшаяся работа должна быть доведена до конца с особым тщанием — ведь именно эта идея и породила хаос в вашем офисе! Перестройтесь на новый лад: "Убрал, и готово!"

Как навести порядок на длительное время


Часто воля к уборке и устранению царящего в офисе беспорядка у нас присутствует, а вот вера в то, что результат будет длительным, — нет. Существует прочная, блокирующая наши действия установка, что после уборочного дня "везде будет такой же хаос, как и прежде". Но тот, кто так думает, никогда не пойдет в жизни правильным путем. Поэтому мы приводим здесь несколько полезных советов, с помощью которых вы сможете надолго навести порядок в офисе. Переверните ваш письменный стол на бок! Превратите лежащие горизонтально кипы бумаг в вертикально стоящее содержимое подвесных папок. Отправьте каждую бумагу с поверхности стола либо в подвесную картотеку, либо в папку, либо в корзину для бумаг.

Избегайте создавать папку "Срочно!" Опыт показывает, что никто, как правило, в такую папку никогда не заглядывает. При наличии срочных дел годится только одна надпись: "Уладить!" И только если по каким-то уважительным причинам это не получается, вы делаете пометку в ежедневнике и кладете относящиеся к делу бумаги в соответствующую папку.

Теперь на вашем письменном столе больше не громоздятся стопки бумаг по делам, которые должны быть "немедленно улажены", и не нарушают ваш радостный рабочий настрой.

Вам следует ликвидировать в офисе все места, куда вас инстинктивно тянет что-нибудь положить. Склонные к собирательству натуры знают, что имеется в виду: верхние панели принтера или сканера, места под креслом, за дверью, у шкафа, столик для гостей, маленькие подставки — все это рано или поздно будет "совсем ненадолго" завалено стопками документов первостепенной важности. Наведение порядка само по себе здесь мало поможет, поскольку эти места вскоре снова превратятся в вечные хранилища бумаг. Поэтому защищайте подобные, находящиеся "в опасности" места, ставя на них цветы или другие предметы, которые способствуют эстетике помещения и хорошему настроению.

А там, где это невозможно (орхидея на сканере выглядит уж чересчур претенциозно), примените тактику "позитивного отвлечения": щедро пополняйте стойки, пустые папки, ящики стола и другие места, предназначенные для бумаг. Перехитрите сами себя, зная свои слабые стороны: люди, которые охотно собирают журнальные статьи, рекламные проспекты и другие (возможно, потребовавшиеся им лишь однажды) бумаги, так же охотно расставляют их по порядку — если, конечно, для этого есть привлекательное место. Но ни в коем случае не оставляйте контейнеры для хранения неподписанными! Подписывайте каждую папку, стойку или ящик, как только в них что-то появится! Кроме того, не следует наполнять контейнеры до отказа, надо всегда держать наготове один запасной. Ведь если папка окажется переполненной, вы засунете бумагу куда-нибудь "на время", и прежний бедлам вернется к вам снова!

Высшая школа по выкидыванию хлама. Во многих офисах, на фабриках и других рабочих местах по-прежнему редко выбрасываются ненужные вещи — и не только потому, что там работают прирожденные Плюшкины. Опередите время — сделайте привычку выбрасывать вашим хобби! Пусть это станет вашим нерушимым правилом — покупая новую вещь, сразу же прикидывайте, что сделаете с одной из старых (подарите, продадите, выбросите), ведь только так вы сможете обеспечить порядок надолго. То же самое относится к книгам и журналам.

Основополагающий принцип "в случае сомнений выбросить" может показаться суровым людям, которые в сомнительных случаях, наоборот, все оставляли (так их воспитали). Кроме того, такое поведение можно осудить как чересчур легкомысленное для времен, когда цены растут и материальное положение нестабильно (то есть вроде бы и не стоит ничего выкидывать). Но именно в такое время вы нуждаетесь в гибкости и мобильности, а уж им-то ничто не служит большей помехой, чем заваленные хламом полки и помещения.

По всей вероятности, 80% от общего количества бумаг, лежащих в разных стопках, окажутся "сомнительными", так что вы сможете легко от них избавиться. Смотрите на это так: если вдруг вы выбросите что-нибудь действительно важное и придется кропотливо восстанавливать это — знайте, что вы, наконец, достигли вершин умения выбрасывать!

Развенчайте мифы. Каждый, кто много копит, имеет в запасе пару душещипательных историй о том, как он с помощью заботливо сберегаемых вещей оказал другому неоценимую услугу.

Подходите к таким сведениям критически: а какова реальная выгода? Соответствует ли она в пропорциональном отношении гигантским размерам вашего бумагохранилища? И не вызывает ли шока столь ревностное накопительство, скажем, у ваших коллег по работе?

Многие "коллекционеры" опасаются, что если они выбросят что-то, то впоследствии обязательно пожалеют об этом. Это означает, что даже строя планы на будущее, они ориентируются на прошлое (в настоящий момент они уже думают о том, чтобы оглянуться назад). Таким образом, выбрасывать — это правильная ориентировка во времени:

устремляйте свои мысли в будущее! Мыслите по-новому и считайте, что, выбрасывая, вы освобождаетесь от цепей прошлого. Если вы что-то уже выкинули, то в сожалениях (то есть устремленных в прошлое мыслях) больше нет никакой необходимости!


Проделайте тест "Google". Мы предлагаем вам еще один впечатляющий метод, который поможет вам распрощаться с бумажными "архивами" (кавычки здесь указывают на то, что, как правило, собрания старых статей и исписанных бумаг далеко не так красиво упорядочены, как настоящие архивы). Проверьте в качестве тренировки, что можно найти в Интернете на тему какой-нибудь из ваших вырезанных статей. Введите в строке поиска соответствующее понятие (например, www.google.ru). Проявив терпение и усердие, — редко удается с первого раза "поймать" ключевое слово для поиска — вы, в большинстве случаев, убеждаетесь, что в режиме online находится огромное количество информации по нужной вам теме. Чаще всего эта информация даже более актуальна и имеет значительное преимущество перед той, которая содержится в печатной статье. Результаты поиска информации online можно (используя функции "Копировать" и "Вставить") внести в ваши доклады или другие тексты.

Храните только самое необходимое. В делопроизводстве, особенно связанном со страхованием и управлением, одно-единственное дело часто порождает целые кипы бумаг. Здесь вам придется установить строгие правила — хранить в папке только первую и последнюю бумаги. В области страхования это могут быть первичный полис или последний акт вместе с записью фактического адреса и имени контактного лица. Остальные папки вы, следуя этому правилу, можете тоже существенно разгрузить.

Согласно закону, вы, открыв собственное дело, обязаны хранить все документы, имеющие отношение к налогообложению, в течение 10 и более лет. Но это не означает, что все 50 папок должны находиться в офисе постоянно под рукой. Случаи, когда финансовые органы запрашивают у вас распечатку какой-нибудь бумаги, настолько редки, что старые дела спокойно можно хранить в каком-нибудь ящике в подвале. Каждый год берите по ящику и выкидывайте — в начале 2009 года с радостью избавьтесь от ящика с надписью "1999". А служащие могут пойти и дальше — по истечении срока платежного извещения какого-нибудь налогового органа уничтожить все связанные с этим документы. Теперь дело за вами!

Как обнаружить скрытые хранилища для вещей


"Мой офис просто слишком маленький!" — такие сетования вам не раз приходилось слышать, а то и высказывать самим. Иногда приходится совершать настоящие чудеса, чтобы изыскать новые, годные для хранения чего-либо места. Вот несколько советов, как лучше это сделать.

Некоторые фирмы предлагают раздвижные конструкции, с помощью которых вы сможете на стене площадью 3 кв. м установить систему навесных деревянных полок общей площадью 5 кв. м (а на стене площадью 4 кв. м — систему площадью 6 кв. м. и так далее). Полки размещаются друг за другом в два ряда, причем первый ряд несколько выступает над вторым.

Книги во втором ряду. Такая расстановка разумна, но она является своего рода нирваной для рукописных и печатных документов — о том, что вы однажды задвинули во второй ряд, вы начисто забываете.

Если вы редко пользуетесь теми или иными "трудами", то некоторые тома вы можете разместить позади других. И если в один прекрасный день вам не удастся отыскать том Р-Я, то вы непременно вспомните, что он находится во втором ряду.

Дверцы шкафа как доска объявлений. Используйте широкие дверцы шкафов для вывешивания на них листков с часто используемой информацией. Особенно подходят для этой цели металлические дверцы, на которых легко закреплять бумаги с помощью магнитов. Используя этот метод, следите за тем, чтобы вовремя удалять устаревшую информацию.

Дверцы шкафа изнутри. В офисных и кухонных шкафах на внутренней стороне, как правило, остается достаточно места для того, чтобы подвесить туда коробочки или ящички. В них вы сможете легко разместить маленькие вещицы. Внутренние стороны Ей дверец могут также использоваться как "скрытая доска объявлений". Усвоив эту привычку, вы хорошо будете знать, за какой дверцей скрываются, скажем, план метро или карта страны.

Карта на потолке. Расписание движения транспорта вы можете разместить и иным способом — как, скажем, это заведено в немецком метрополитене, где карты движения поездов нарисованы на потолке вагонов. А небольшие повороты головы во время сидячей работы будут весьма полезной гимнастикой. Если специфика вашей работы предполагает частое использование, скажем, какого-нибудь просмотрового плана или карты мира — то устремляйте ваши взоры ввысь. Специальные клейкие ленты помогают прочно и без повреждений закреплять на потолке даже большие карты.
Под полками. Большинство книжных стеллажей устроено таким образом, что между ними и полом имеется зазор высотой около 6 см. Удалив защитную дощечку, вы сможете без труда хранить там подручный материал вроде копировальной бумаги или бумаги для факса.
Помещение перед офисом. Покажите свою щедрость и передайте редко используемые папки с делами, журналы и тому подобное во всеобщее пользование, сложив их на узкий столик или полку перед входом в ваш кабинет. Таким образом, место в кабинете освободится, а заодно вы окажете любезность коллегам.

Как разоблачить врагов здоровья в офисе


Каждый пятый работник офиса страдает от окружающих его условий. Хроническая усталость, головные боли, затрудненное дыхание и раздражение слизистой оболочки глаз — вот наиболее распространенные признаки "офисной болезни". У вас тоже есть подобные симптомы? Тогда следует поискать виновников и обезвредить их.

Температура в офисе. Перед началом работы положите на свой стол термометр. Если температура будет ниже +19°С или выше +23°С, то значит, рано или поздно это отрицательно скажется на вашем здоровье. Проверьте, открываются ли окна, регулируется ли отопление. Добейтесь того, чтобы температура в офисе была +20... +22°С.

Принтеры. Лазерные принтеры, несмотря на то что они тихо работают и обеспечивают отличное качество печати, часто выделяют озон (что можно понять по стойкому сладковатому запаху), а это ведет к головным болям. Позаботьтесь о том, чтобы ваш лазерный принтер стоял подальше от людей либо вблизи открытой форточки. Струйные принтеры хотя и не испускают особого излучения, но своим жужжанием могут сильно действовать на нервы. Отсюда вывод на тему принтеров: чем дальше они от вас стоят, тем лучше. Рассматривайте необходимость пройтись к принтеру и обратно как фитнес-тренировку.

Положение монитора. Для здоровья лучше всего, если монитор повернут к окну боковой частью. Если окно окажется у вас за спиной, то отражение на экране постоянно будет мешать вам. А если вы переводите глаза с окна перед вами на монитор, контраст вызовет глазные или головные боли. Вы должны периодически отводить глаза от экрана, чтобы давать им отдых. Даже неумелая машинистка, которая постоянно смотрит на клавиатуру, не так вредит своему здоровью, как человек, беспрерывно глядящий в компьютер.

Кабели. Хитросплетения кабельных проводов за или под вашим рабочим столом не только непривлекательно смотрятся, но могут также создавать вредные для человека электромагнитные поля. Распутайте (при выключенной оргтехнике) все провода и, аккуратно расправив их, скрепите параллельно друг с другом с помощью купленных в специальном магазине зажимов. Слишком длинные провода смотайте. Таким образом вам удастся снизить действие электронных полей до минимума.

Поверхность письменного стола. Сияющие белизной или лаково-черные, то есть чрезмерно броские, крышки стола оказывают на человека нервирующее воздействие, даже если он не осознает этого. Если это относится и к вашему рабочему столу, то смягчите эффект, положив на стол бледную, матово-серую бумагу.

Ни в коем случае не берите белую бумагу: помимо того, что она имеет неподходящий цвет, вы не сможете удержаться от того, чтобы что-нибудь на ней не записывать, и все эти записи постоянно будут маячить у вас перед глазами.

Краткие итоги:
1. Порядок на рабочем месте — это не вопрос эстетики, а самая необходимая составляющая вашего успеха и залог правильного использования времени.
2. Избавьтесь от хаоса на рабочем столе.
3. Если вы выполняете свою основную работу у стола или за компьютером, то вы должны относиться к ним, как столяр к своему верстаку, где выполняется текущая работа. А рядом вы должны поставить еще один стол, где будут дожидаться своего часа новые задания.
4. Наведите порядок в кабинете на длительное время.
5. Разоблачите врагов здоровья в офисе и начните с ними борьбу.



4. Борьба со стрессом


Что такое стресс?



Симптомы стресса



Как определить вероятные стрессоры



Ощущение стресса и его причины



Программа "день"


Эффективность нашего управления своим временем и рабочей нагрузкой в большой степени зависит от глубины стресса, в условиях которого мы находимся. Недостаток или избыток стресса накладывает заметный отпечаток на нашу способность осуществлять эффективный контроль за своей работой.

Как отмечалось в статье "Стресс на работе" (журнал "Mind Survey"), пятая часть руководителей опрошенных компаний считают, что до 50% дней, проведенных людьми "на бюллетене", можно записать на счет болезней, связанных с перегрузками; было также подсчитано, что из-за стрессов в Великобритании попросту пропадают 100 миллионов рабочих дней. Это сильно бьет по продуктивности любой организации. Результатом становится усиленное давление на людей, которые "не болеют" — они переживают стресс, им нужно проводить больше времени вне работы и т.д. Если стресс не регулировать, то он станет порочным кругом низкой производительности и подавленного морального состояния.

К этой проблеме нельзя относиться легкомысленно, но и не стоит принимать ее слишком близко к сердцу, потому что, как описывается в этой главе, стресс — дело очень индивидуальное, и справиться с бедами, которые он за собой влечет, может только сам человек. Однако организации могут применять определенные системы и механизмы, которые окажут в этом помощь работникам.

Что такое стресс?


Слово "стресс" — общий термин, обозначающий оказываемое на нас давление, как изнутри, так и извне. Сам по себе стресс не всегда плох. Так повелось, что его стали связывать с чем-то негативным, хотя, в принципе, он необходим для поддержания нашей жизнедеятельности.

Как правило, стресс происходит тогда, когда нарушается баланс между поддерживающими и сдерживающими факторами, что заставляет нас усомниться в своей способности соответствовать предъявляемым требованиям.

Когда мы переживаем оптимальный уровень стресса, наша работоспособность повышается. Мы позитивно настроены, спокойны, исполнены жаждой творчества, контролируем свои действия и эффективны в целом. Если мы испытываем недостаток или избыток стресса, то, как следствие, страдают наша работоспособность, поведение и настроение. На разных людей стресс оказывает разное воздействие, и что отрицательно сказывается на одном человеке, необязательно будет действовать так же на другого.

Симптомы стресса


На разных людях стресс проявляется по-разному. Обычно он заявляет о себе тремя разновидностями симптомов: физическими, эмоциональными и поведенческими.

ФИЗИЧЕСКИЕ

ЭМОЦИОНАЛЬНЫЕ

ПОВЕДЕНЧЕСКИЕ

головная боль

плохое состояние кожи

расстройства желудка

повышенное кровяное давление

плохое состояние волос

подверженность заболеваниям, например простудам и гриппу

перенасыщение легких кислородом

проблемы с сердцем

бессонница

повышенная утомляемость.

раздражительность

готовность заплакать в любую минуту

чувство озабоченности/беспокойства

паранойя

гнев и разочарование

чувство собственного бессилия и потеря контроля.

"рычание" на людей

общее вялое состояние

повышенная активность

неспособность сосредоточиться

общая неорганизованность

постоянное перекладывание вещей с места на место.
1   2   3   4   5